Blog

Archivering van social media

Beste collega's

In het kader van een onderzoek ben ik benieuwd of er al GGD-en zijn die hun communicatie uittingen die via social media gedaan worden naar de burger archiveren. Dus is er al een GGD die bijvoorbeeld hun twitterberichten archiveert? Structureel of bijvoorbeeld in geval bij crisiscommunicatie?
Ik ben benieuwd naar jullie reacties.

Met vriendelijke groet

Marcha van Heel-van Hoof
Functioneel beheerder B /  medewerker DIV
GGD Hart voor Brabant

Om te reageren dien je eerst in te loggen.

Heb je nog geen profiel? Registreer dan eerst om een nieuw profiel aan te maken.
Kwaliteit, zorgcontinuiteit, online&social

Beste Marcha,

Interessante vragen die je stelt. Mijn vraag hierbij is met welk doel je social media uittingen zou willen of moeten archiveren. En hoe erg is het als je dat niet doet?

Bij de GHOR archiveren we social media berichten van de organisatie en/of medewerkers niet. Althans als ik archiveren definieer als bv. een Word document met berichten opslaan in Decos. Maar je kunt het wellicht ook anders benaderen. In principe blijft vrijwel alles dat ooit op internet is geplaatst daar ook staan, zo ook op sociale netwerken. Verder gebruiken we een social media tool die ook alle verstuurde berichten bij kan houden. Gaan deze twee voorbeelden ook over archiveren?

Met vriendelijke groet,

Sacha van Olphen
GHOR Midden- en West-Brabant
GHOR Brabant-Noord

Functioneel beheerder B / medewerker DIV

Beste Sacha,

Bedankt voor je reactie. Het archiveren van je formele communicatie via social media is vastgelegd in de Archiefwet. Het gaat dan om het vastleggen van informatie waar burgers, bedrijven en andere overheden rechten aan kunnen ontlenen, waarover verantwoording afgelegd moet worden, die beheerd moet worden om naderhand nog ter beschikking gesteld te kunnen worden. De archiefwet stelt hier bepaalde eisen aan, waar een monitoringstool als bijvoorbeeld OBI4wan niet geheel aan kan doen. Je geeft ook aan dat de berichten ook altijd online nog op te zoeken zijn in het media zelf, maar daar wordt niet alles bewaard voor de duur dat misschien nodig is. Als Twitter bijvoorbeeld bedenkt dat ze alles maar tot een jaar terug bewaren, staan ze in hun recht, terwijl wij als organisatie misschien wel een vraag krijgen van net daarvoor.

Een ander punt is dat we naast de social media, ook de website verplicht zijn te archiveren, omdat de burger zich zou kunnen beroepen op een bericht dat eerder op de website heeft gestaan. Om ons te verweren en het risico op bijvoorbeeld een schadevergoeding te vermijden moet je deze dus ook archiveren.
In mijn onderzoek ben ik zo bijvoorbeeld tools tegengekomen die automatisch op de achtergrond meelopen en iedere keer als er ergens op de website iets veranderd een 'archiefje' aanlegt. Vervolgens kun je via een dashbord alle oude informatie in zijn oorspronkelijke vorm en context terug op vragen.

Tot nu is er binnen de GGD (of de GHOR) nog geen actie op ondernomen. Waarschijnlijk omdat de prioriteiten met de huidige bezettingen op de afdelingen DIV en Communicatie anders gelegd zijn. Daarnaast is tot nu toe ook alleen de afdeling Communicatie gemoeid met social media. Ik denk dan ook dat het wenselijk is dat er een taakgroep/projectgroep zal moeten komen met mensen van Communicatie en van DIV (Documentaire Informatie Voorziening) die hier een strategie op moeten bedenken.

Met vriendelijke groet,

Marcha van Heel-van Hoof