Nieuwsbericht

‘GGD regio Utrecht gooit roer om voor LEERLINGLIJSTEN 2018/2019’

17 september 2018 | 1 minuut lezen

‘GGD regio Utrecht gooit roer om voor LEERLINGLIJSTEN 2018/2019’

De afgelopen jaren is GGD regio Utrecht naarstig op zoek geweest naar hoe het proces van het verwerken van leerlingenlijsten geoptimaliseerd kan worden, zodat het minder stress opleverde op de werkvloer.

Nadat vorig jaar de switch is gemaakt naar BRON, wilden we echt het proces fors op de schop nemen,  om de werkdruk te verlagen en de efficiëntie te verhogen. We hebben het leerlinglijst-proces van het afgelopen schooljaar geëvalueerd en besloten een andere weg in te slaan.

Dit heeft op 11 september al geresulteerd in een percentage verwerkte scholen van 51% (280 van de 544 scholen in de Regio Utrecht, waarvan 80% bo-scholen en 20% vo-scholen), plus een hoop rust op de werkvloer!

We zijn hier trots op en delen graag ons succes met jullie!

Hoe hebben we dit gedaan?

  1. 1e evaluatie in maart 2018 ingezet
  2. Leaner werken: werkzaamheden daar neerleggen waar ze het best passen en verspilling van tijd en dubbel werk voorkomen:
    1. Planwerkzaamheden bij planteam/jeugdverpleegkundige/assistent JGZ
    2. Techniek bij applicatiebeheer; downloaden bron en klaarzetten juiste csv bestanden
    3. Inlezen leerlinglijsten in kinddossier bij planteam neergelegd ipv applicatiebeheer
    4. Werken in regio’s loslaten; Plannen voor het hele district, niet per school/eigen professionals
    5. Uniform werken maakt het om district-overstijgend werken mogelijk
    6. Aanstellen van plancoördinatoren, welke overstijgend kijken en met applicatiebeheer ‘praten’
  3. Nog geen datum met school afspreken  voordat correcte lijst is ingelezen
  4. Scholen tijdig aangeschreven met verzoek een upload naar BRON te doen
  5. Zoveel mogelijk vasthouden aan lijsten uit BRON als basis
  6. De inzet van een in Acces zelfontwikkelde vergelijkingstool, waarin te zien is voor welke scholen er nieuwe lijsten beschikbaar zijn in BRON
  7. 1 centraal (excel)bestand met daarin alle data en deadlines waarop gesorteerd wordt, zodat doorlopende de juiste prioriteiten gesteld worden en voor iedereen statussen inzichtelijk zijn.’

Wij delen graag best practices en zijn ook erg benieuwd naar jullie ideeën en ervaringen! Wij gaan in november nogmaals evalueren.

24 september 2018

Wij hebben interesse om eens te sparren over jullie ervaringen hier in!

Wie zou ik kunnen benaderen voor een afspraak hierover?

 

Met vriendelijke groet,

Marlies Kraaijeveld

CJG Capelle aan den IJssel

24 september 2018

Mooie aanpak. Veel herkenbare zaken met onze aanpak.

Onderstaande overzicht toont onze voortgang met het verwerken van de schoolgegevens uit DUO. Op dit moment alleen BO en SO ingelezen. Het VO gaat deze week naar Kidos. Van circa 1% van de kinderen moeten we de Kind-dossiers opvragen.

 

Afbeelding niet mogelijk, daarom tekst:

- beschikbaar via BRON = 91.1% (2 scholen ontbreken nog)

- ingelezen in Kidos = 52.2% (alleen BO en SO ingelezen, VO volgt deze week)

- circa 800 kind-dossiers met aandacht (kind-dossier opvragen, correcties)

Wat een verschil met het verleden...

25 september 2018

Klinkt goed. Ook bij GGD Gelderland-Midden is veel herkenbaar. Paar verschillen:

- Wij hebben een aparte (centrale) afdeling dossierbeheer die de administratieve ondersteuning van planbureau, applicatiebeheer en JGZ op zich neemt. Deze afdeling heeft bijna het hele proces leerlingenlijsten afgehandeld.

- Onze afdeling ICT heeft een beveiligd portal gemaakt voor aanlevering van gegevens door VO-scholen.

- Ook wij hebben een vergelijkingstool gebouwd waarmee we nieuwe lijsten kunnen herkennen, maar dan in SPSS. Ook hebben we in dit programma een tool gemaakt waarmee we lijsten vanuit BRON/DUO (per school of per groep scholen) direct inleesklaar kunnen maken voor KD+. In de toekomst streven we er naar dit nog meer te perfectioneren.

Op dit moment zijn we bijna klaar met het verwerken van de nieuwe leerlingenlijsten. 370 van de 399 scholen zijn ingelezen in KD+. 96% van BaO en 83% van VO is verwerkt.

Veel herkenbaar in jullie aanpak. T.a.v. van de genoemde punten 2.4/2.5/2.6-3-6 willen we voor komend schooljaar een verbeterslag gaan maken.

Graag zouden we ervaringen uitwisselen en gebruik maken van de door jullie opgedane kennis. M.n. zijn wij erg benieuwd naar het werken met Acces om het duo bestand te analyseren.

Graag zou ik een afspraak met jullie maken. Wie kan ik hiervoor benaderen?

 

Met vriendelijke groet,

Roos van Greevenbroek

GGD Limburg Noord

12 november 2018

Goed te zien dat Regio Utrecht een herkenbaar en vergelijkend proces heeft doorgemaakt. Wel hebben wij,om het proces te vergemakkelijken, een "parsergenerator" gemaakt in Excel. Dit maakt het mogelijk om in 1 keer alle scholen (met uizondering van de niet uitgesplitste scholen, dwz scholen met meerdere vestigingen maar aangeleverd op 1 brin) in te lezen. Dit is een process dat nu hoogstend een kwartier in beslag neemt voor het gehele proces. Vooruitgang dus.

Van de uitzonderlijke gevallen moeten bij deze scholen worden onderzocht hoe deze uitgesplitst moet worden. Dat kostte het meeste tijd. Maar het heeft wel geresulteerd dat 99 % van alle scholen up-to-date zijn en we nu ook weten hoe we volgend jaar deze scholen moeten verwerken. Ik denk dat meerdere zorgorganisaties hier last van heeft gehad.

Daarnaast hebben we de scholenadminstratie gekoppeld aan het plansysteem om aan te geven of de school reeds planbaar is of niet.

Nu Kidos nog zo in laten richten dat deze betrouwbare scholen gekoppeld worden aan de DUOkoppeling maar wel de mogelijkheid om een blacklist op te geven vanwege de "niet betrouwbare" scholen.

Inderdaad een goede tip om de scholen te verzoeken de lijsten al zo vroeg mogelijk aan te leveren.

Met vriendelijke groet,

Demis Schrekker, Functioneel Beheerder, JGZ Amsterdam.

Fiorella Breed
26 november 2018

@Marlies Kraaijeveld en @Roos van Greevenbroek- ten Rouwelaar

Voor technische vragen over de Acces-tool en Excel bestanden (punten 6 en 7) kunnen jullie bij mij terecht (fbreed@ggdru.nl). Wel is het nu vrij druk, dus liever pas in februari/maart.  
1 februari 2019

Beste Marlies,

Je kunt mij hierover benaderen: sschram@ggdru.nl

HomeThema's