Blog

OTO registratie; het kan simpel?!

OTO registratie; het kan simpel?!

Eén van de ‘problemen’ waar de GGD’en tegen aan lopen is de registratie van de OTO activiteiten van de medewerkers. Dat maak ik op uit de inventarisatie van de stand van zaken voor wat betreft het GROP. De vraag die daar veelal bij gesteld wordt, is of GGD Nederland dit op zou willen pakken. Dit betekent uitzoeken welke systemen en mogelijkheden er zijn en natuurlijk ook welk kostenplaatje deze met zich meebrengen.

Daarvoor heb ik onlangs een afspraak gemaakt met Eric van der Maas van de GHOR Gooi&Vechtstreek. Hij heeft een brede ervaring op het gebied van OTO en is tegenwoordig beleidsmedewerker cluster operationele voorbereiding, sectie OTO. Daarnaast is hij procesmanager expertisegroep vakbekwaamheid multidisciplinair. Deze expertisegroep houdt zich bezig met de vakbekwaamheid van de multidisciplinaire sleutelfunctionarissen in de rampenbestrijding en crisisbeheersing. En na mijn eerste inventarisatie bleek Eric ook goed op de hoogte te zijn van de systemen, die eventueel in aanmerking komen voor registratie. Al met al goede redenen om naar Bussum af te reizen!

Tijdens ons gesprek kwamen we tot een aantal kernvragen, die elke GGD zich zou moeten stellen omtrent de registratie van OTO activiteiten (of die we als GGD’en gezamenlijk moeten stellen?):

  1. Wie wil je registreren?

Het registreren van álle grop-functionarissen is te breed, omdat niet alle grop-functionarissen in dienst zijn bij de GGD. Bijvoorbeeld de medewerkers van de PSH-partners. Maar je wilt als GGD wel weten hoe zij zijn getraind en opgeleid en je wilt ook dat ze deelnemen aan oefeningen. Maar wie is verantwoordelijk voor de registratie van deze ‘externe medewerkers’? Volgens Eric zou de verantwoordelijkheid van ‘externe medewerkers’ bij de externe organisaties moeten liggen en moet je er als GGD vanuit gaan dat zij de verantwoordelijkheid m.b.t. OTO activiteiten naleven. Maar dit moet wel helder zijn en daar moeten dus afspraken over worden gemaakt!

Daarnaast is het van belang dat je degene die je gaat registreren, goed informeert over wat er geregistreerd wordt en waarom.

  1. Wat wil je registreren en wat zijn de consequenties daarvan?

Neem je de al dan niet gevolgde OTO activiteiten mee in functioneringsgesprekken of juist niet? Registreer je alleen de deelname aan een OTO activiteit of ook wat dat per individu voor aandachtspunten heeft opgeleverd? En wat doe je daar dan vervolgens weer mee?

  1. Waarom wil je registreren?

Niet iedereen staat open voor opleidingen e.d. ‘Ik doe het al jaren op deze manier en dat gaat toch goed?’ Laat staan dat dit ook nog geregistreerd wordt. Hoe leg je uit waarom je wilt registeren? Welk doel heeft het en wat wil je er mee bereiken? Talentontwikkeling!?!

  1. Hoe wil je registreren?

De uiteindelijke hamvraag waarom we dit opgepakt hebben! Houd je alles bij in een excellijst of ga je investeren in een systeem?

Volgens Eric zijn er momenteel 3 systemen binnen het speelveld waar veel mee gewerkt wordt:

  1. AG5 (deze wordt door GHOR Gooi&Vechtstreek gebruikt)
  2. Veiligheidspaspoort
  3. Safety Portal (vooral gericht op hulpverleningsorganisaties)

Een collega van Eric, Andres Bakema, laat me op de computer even zien hoe het programma er uit ziet en welke mogelijkheden het biedt. Hij is erg goed thuis in het systeem en laat me zien welke informatie er allemaal opgeslagen kan worden. Informatie ofwel op individueel niveau als ook voor voor een groep, zoals een agenda voor het bijhouden van de OTO activiteiten en wie er aan deelnemen (ook de externe partners!). Het lijkt me een heel praktisch, overzichtelijk systeem. Het biedt veel mogelijkheden om alle informatie op te slaan en ook weer, middels overzichten, uit het systeem te krijgen. Eric licht toe dat zij destijds voor dit systeem hebben gekozen, omdat dat toen het meest verdiepend leek. Eric denkt dat ongeveer 60% van de GHOR bureaus gebruik maakt van AG5 en ongeveer 40% van andere systemen. Ik vraag hem of het wellicht een goed idee is om op 1 november as. aandacht te besteden aan de diverse systemen met alle voors en tegens, misschien tijdens een workshop. Ook popt bij mij de vraag op, als ik zie hoe goed Andres al thuis is in dit systeem, waarom niet elke afzonderlijke GGD eens met de desbetreffende GHOR om de tafel gaat om te kijken of er samenwerking mogelijk is? Naar mijn idee de kortste klap voor de GGD om te komen tot een OTO registratie en handig om gebruik te maken van de kennis en kunde die er al is bij de GHOR. En dan hebben we het nog niet gehad over de financiële voordelen die er mogelijk ook zijn. Maar goed, ik werk nog maar kort bij GGD Nederland, misschien stel ik mij de zaken te simpel voor? Daarom wil ik iedereen vragen om hierop te reageren en zijn/haar visie te delen!

Wytske Verschoor
Om te reageren dien je eerst in te loggen.

Heb je nog geen profiel? Registreer dan eerst om een nieuw profiel aan te maken.

Hallo Wytske

Interessante ontwikkeling. Ook wij als OTO bureau GHOR BN zijn op dit moment bezig via AG5 te registreren.
Het doel is oa om de ontwikkeling van onze fuctionarissen te kunnen monitoren en daarin opleidingsmaatwerk te kunnen bieden. Daarnaast in kader van beleid kwaliteitsmanagement (PDCA) de kwaliteitsborging ook zichtbaar te kunnen maken.
De vragen die je stelt in jou blog kunnen ook door ons beantwoord worden daar wij twee opleidingskundigen in dienst hebben. Zij weten heel goed hoe je als organisatie om kunt gaan met weerstand, wat je toets, hoe je toetst, maw wat levert de data op en wat doe je ermee. Daarmee is de registratie geen doel maar een middel! De GGD is bezig om zich competentiemanagement te bezigen getuige de verschillende ontwikkelingen in competentieprofielen etc. Hierin kan een systeem als AG5 niet alleen een registratie database zijn, maar ook een sterk P&O tool (consistent + 1 systeem=kosten en tijd besparend) . Dus het complete profiel kan hier in worden opgenomen. In-Door en Uitstroom, ontwikkeling van in- en externe functionarissen, talentscouting, loopbaantrajecten, en ook zeer modern> kennisdeling! Wie heeft expertise op welk gebied, wie kan je bevragen, wie zet je op welk project?

Met vriendelijke groet Bert

Leuk om te zien dat dit thema verschillende invalshoeken kent. Er is (nog) geen blauwdruk.
Binnen de GGDZL hebben we voor GGD medewerkers geen specifiek registratiesysteem voor opleidingen. De GHOR gebruikt AG5 . De RAV heeft weer een eigen systeem, volgens mij via Excel. Vooralsnog zullen wij binnen de GGDZL met een excelbestand werken. Ik moet dit wel nog maken. Dus als er ergens leuke voorbeelden zijn, houd ik me graag aanbevolen :)

Sandra Rombouts
GROP-coordinator GGD Zuid Limburg

@ Sandra:

Dank voor je reactie! Mijn vraag is nu waarom je niet bij de GHOR kan aansluiten op het systeem (AG5) wat zij gebruiken? Vanwaar de keuze om een eigen bestand aan te maken in excel?