Secretaresse

GGD GHOR Nederland is de landelijke vereniging van de 25 regionale GGD’en en GHOR-bureaus. Wij beschermen, bewaken en bevorderen de gezondheid en veiligheid van inwoners in Nederland. Dit heet ook wel: publieke gezondheid en veiligheid. Om dit doel te bereiken heeft GGD GHOR Nederland twee kerntaken:

• het collectief behartigen van de belangen van onze leden, de directeuren publieke gezondheid (DPG’en) richting politiek, overheden, samenwerkingspartners en publiek;
• en het uitvoeren van landelijke projecten op het vlak van de publieke gezondheid en veiligheid. De opdrachtgevers van de projecten zijn vaak ministeries.

De organisatie

Wij zijn GGD GHOR Nederland, de landelijke vereniging van de 25 regionale GGD’en en GHOR-bureaus. Samen met onze leden werken we aan het bewaken, beschermen en bevorderen van de gezondheid en veiligheid van alle inwoners van Nederland. We behartigen de belangen van onze leden, de directeuren publieke gezondheid (DPG’en), richting politiek, overheden, samenwerkingspartners en publiek. We voeren projecten uit die een bijdrage leveren aan een betere publieke gezondheid en veiligheid. Dat doen we in ons uitgebreide netwerk, samen met de overheid, kenniscentra, onderzoeksinstituten en andere belangenorganisaties. Meer lezen over werken bij GGD GHOR Nederland? Kijk dan op https://ggdghor.nl/home/werken-bij.  

Het team

In de functie van secretaresse maak je onderdeel uit van team Veiligheid en het verenigingssecretariaat bij GGD GHOR Nederland. Binnen team Veiligheid werken ongeveer 40 collega’s aan diverse onderwerpen zoals publieke gezondheid asielzoekers, forensische geneeskunde, arbeidsmarkt & bedrijfsvoering en de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). 

Als secretaresse bij het verenigingssecretariaat ben je werkzaam in een team van 6 collega's en zijn jullie gezamenlijk onder andere verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het verenigingsbureau, het projectenbureau en verschillende MT leden.

Wat houdt de functie in?

Als secretaresse binnen GGD GHOR Nederland ondersteun je projectleiders, adviseurs en (project)medewerkers van team Gezondheid, Veiligheid en Jeugd.

Werkzaamheden betreffen onder meer:

• Je beheert de agenda van projectleiders, adviseurs en (project)medewerkers binnen de drie teams.
• Je verzorgt de secretariële ondersteuning van projecten en programma’s binnen de drie teams.
• Je organiseert studiedagen, (fysieke en online) bijeenkomsten en vergaderingen.
• Je bereidt vergaderingen voor en notuleert deze.
• Je verzorgt de digitale archivering van documenten en (vergader)stukken.
• Je handelt klussen af die binnenkomen in de verschillende verzamelmailboxen.
• Je beantwoordt een aantal dagdelen per week het algemene telefoonnummer van GGD GHOR Nederland.
• Je verstrekt informatie van feitelijke aard en verwijst door naar juiste personen of afdelingen binnen of instanties buiten GGD GHOR Nederland.
• Je houdt het relatiebeheer-systeem up-to-date.
• Je bewerkt concepten tot te versturen documenten, zoals nieuwsbrieven.
• Je vervangt andere secretaresses bij afwezigheid.

Wie zoeken we?

• Bij voorkeur een relevante afgeronde HBO/MBO+ secretaresseopleiding.
• Minstens drie jaar secretariële ervaring, bij voorkeur in een (semi) publieke organisatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Goede beheersing van het MS Officepakket, ervaring met Sharepoint en MS Teams is een pre.
• Je bent initiatiefrijk, klantgericht, no-nonsense, resultaatgericht, nauwkeurig, proactief en communicatief vaardig.
• Je bent stressbestendig, flexibel inzetbaar en kan snel schakelen.
• Ervaring in een projectstructuur/-organisatie is een pre.
• Tot slot ben je een teamplayer maar zeker ook in staat om zelfstandig te functioneren.

Wat we jou bieden

GGD GHOR Nederland is als organisatie volop in ontwikkeling. Je krijgt een zelfstandige en uitdagende baan in een professionele werkomgeving. Wij hebben een eigen arbeidsvoorwaardenregeling en zijn aangesloten bij pensioenfonds Zorg en Welzijn. Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring in schaal 7, tussen €2845,- en maximaal €4065,- bruto per maand op basis van een werkweek van 40 uur. Daarbij 8% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering. Je hebt keuze uit een reiskostenvergoeding of een OV-kaart voor woon-werkverkeer. Overige arbeidsvoorwaarden zijn:

• een thuiswerkvergoeding en thuiswerkplekvergoeding;
• een sportvergoeding;
• 25 vakantiedagen en 12 Adv-dagen (op basis van een 40-urige werkweek);
• een eigen arbeidsvoorwaardenregeling en aansluiting bij pensioenfonds Zorg en Welzijn;
• ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden;
• werkdagen in overleg, maar in elk geval op vrijdag en liefst woensdag. Wij werken grotendeels thuis en 1 à 2 dagen per week op kantoor in Utrecht;
• een smartphone en laptop.