Secretaresse B

Locatie: Utrecht (hybride werken mogelijk) 
Uren per week: 32 uur 
Salaris: € 2.987 - € 4.268 p.m.

Wat ga je doen? 

• Je beheert de agenda van projectleiders, adviseurs en (project)medewerkers binnen de drie teams.
• Je plant bila’s en andere interne overleggen voor de drie teams en maakt vergader(jaar)planningen.
• Je verzorgt de secretariële ondersteuning van projecten en programma’s binnen de drie teams.
• Je organiseert studiedagen, (fysieke en online) bijeenkomsten en vergaderingen.
• Je bereidt vergaderingen voor en notuleert deze.
• Je handelt klussen af die binnenkomen in de verschillende verzamelmailboxen.
• Je beantwoordt een aantal dagdelen per week het algemene telefoonnummer van GGD GHOR Nederland.
• Je bewerkt concepten tot te versturen documenten, zoals nieuwsbrieven.
• Je vervangt andere secretaresses bij afwezigheid.

Wat neem je mee?

• Bij voorkeur een relevante afgeronde HBO/MBO+ secretaresseopleiding.
• Minstens drie jaar secretariële ervaring, bij voorkeur in een (semi) publieke organisatie.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Goede beheersing van het MS Officepakket, ervaring met Sharepoint en MS Teams is een pré.
• Ervaring in een projectstructuur/-organisatie is een pré.

Wat krijg je van ons? 

• Schaal 7, € 2.987,- en max. € 4.268,- (40 uur) en eindejaarsuitkering;
• Hybride werken
• 25 vakantiedagen + 12 ADV dagen (40 uur)
• Reiskostenvergoeding woon-werk
• € 0,23 maximaal 31 km enkele reis
• of volledige vergoeding OV-kosten
• Thuiswerkvergoeding € 2,40 per dag
• Pensioenregeling bij PFZW premieverdeling 65% werkgever 35% werknemer
• Ruime mogelijkheden om bij te scholen in je huidige of volgende functie, en onbeperkt toegang tot het leerplatform GoodHabitz
• Klik hier voor alle arbeidsvoorwaarden

Meer over de functie

GGD GHOR Nederland is de landelijke vereniging van de 25 regionale GGD'en en GHOR-bureaus. Wij beschermen, bewaken en bevorderen de gezondheid en veiligheid van inwoners in Nederland. Dit heet ook wel: publieke gezondheid en veiligheid.

Om dit doel te bereiken heeft GGD GHOR Nederland twee kerntaken:

• Het collectief behartigen van de belangen van onze leden, de directeuren publieke gezondheid (DPG’en) richting politiek, overheden, samenwerkingspartners en publiek.
• En het uitvoeren van landelijke projecten op het vlak van de publieke gezondheid en veiligheid. De opdrachtgevers van de projecten zijn vaak ministeries.

Als secretaresse B binnen GGD GHOR Nederland ondersteun je de medewerkers van de teams Gezondheid, Veiligheid en Jeugd.
Je werkt in een groep van vijf secretaresses.

Wie ben jij?

• Je bent initiatiefrijk, klantgericht, no-nonsense, resultaatgericht, nauwkeurig, proactief en communicatief vaardig.
• Je bent stressbestendig, flexibel inzetbaar en kan snel schakelen.
• Tot slot ben je een teamplayer maar zeker ook in staat om zelfstandig te functioneren.

Teams Gezondheid, Veiligheid en Jeugd

De drie inhoudelijke teams bij GGD GHOR Nederland bestaan uit ruim 100 projectleiders, adviseurs en (project)medewerkers.

Naast deze collega’s heb je uiteraard ook contact met mensen uit de andere teams binnen GGD GHOR Nederland. Elke twee maanden is er een gezamenlijk secretariaatsoverleg met ondersteuners van de andere teams, maar daarbuiten weten we elkaar ook goed te vinden. 

Wij werken flexibel en hybride maar komen op 1 dag samen op kantoor. Uiteraard staat het je vrij om ook op andere dagen op kantoor te werken. Ons kantoor zit praktisch naast station Utrecht Lunetten en is daardoor zeer goed bereikbaar met het OV. Kom je met de auto, dan kun je op ons parkeerterrein achter het kantoor of in de wijk gratis parkeren.

In totaal werken we met ruim 120 vaste collega’s en ongeveer 300 flexibele collega's bij GGD GHOR Nederland. We zijn gevestigd in Utrecht. Meer lezen over werken bij GGD GHOR Nederland? Kijk dan op https://ggdghor.nl/home/werken-bij.

Een dag als Secretaresse bij GGD GHOR Nederland

Het is maandagochtend. Je pakt je telefoon en logt in het portaal, want je hebt vandaag telefoondienst. Dat houdt in dat jij de sporadische telefonische vragen beantwoordt van degenen die naar het algemene nummer van GGD GHOR Nederland bellen.
Je scant je eigen mailbox of er dringende e-mails zijn binnengekomen, waarna je hetzelfde doet bij de gezamenlijke secretariaatsmailbox waar je in samenwerkt met andere secretaresses. Om duidelijk te maken welke verzoeken je uit deze mailbox oppakt, markeer je e-mails met jouw ‘kleurtje’, zodat jullie altijd weten wie waarmee bezig is of is geweest.
De gezamenlijke secretariaatsmailbox wordt dagelijks gevuld met verzoeken van interne collega’s, externen, leden van vakgroepen, bestuurscommissies. Dat maakt het werk afwisselend en iedere dag verschillend. Omdat je bent toegewezen aan een specifiek project, vraagt de projectleider aan jou om op korte termijn een afspraak te plannen met een groep mensen met drukke agenda’s. Het wordt een uitdaging waar jij je hand niet voor omdraait. Voor een ander project is het vandaag weer tijd voor de maandelijkse nieuwsbrief. De stukjes tekst die daarvoor aangeleverd zijn, tover jij om tot een mooie nieuwsbrief die je verstuurt naar de lezers uit verschillende groepen die je geselecteerd hebt in onze database. Terwijl je dit allemaal aan het doen bent, komen er allerlei kleine en grote verzoeken binnen via e-mail, Teams-chat of telefonisch, maar je bent goed in prioriteren en weet precies hoe je daarmee om moet gaan.
Voor je het weet is de dag voorbij, log je uit en sluit je af.