Vacature

Secretaresse Bedrijfsvoering

Organisatie: Veiligheidsregio Fryslan
Uiterste reactiedatum: 10 december 2019

Vacature

Veiligheidsregio Fryslân  

Onder Veiligheidsregio Fryslân vallen bestuurlijk crisisbeheersing, GGD Fryslân en Brandweer Fryslân. Bij elkaar werken er circa 2.000 medewerkers, waarvan 1.100 brandweervrijwilliger. Daarnaast zijn er 300 crisisfunctionarissen uit andere organisaties actief voor Veiligheidsregio Fryslân. Onze organisatie staat midden in de samenleving. Op het gebied van veiligheid en gezondheid werken wij samen met tal van organisaties.

Veiligheidsregio Fryslân kenmerkt zich als betrouwbaar, slagvaardig en betrokken. Het hoofdkantoor is in Leeuwarden. Daarnaast zijn er meer dan 120 locaties verspreid over heel Fryslân.

Wij zoeken op korte termijn een prettige en ervaren collega;
 

Secretaresse voor de afdeling Bedrijfsvoering

28 uur per week
 

Met en voor wie ga je werken?

Je gaat werken met en voor de medewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering. Je direct leidinggevende is het afdelingshoofd Facilitair Bedrijf. Je directe collega’s zijn de medewerkers van de Facilitaire Bedrijf waaronder een collega secretaresse. De andere afdelingshoofden waarvoor je je mag inzetten zijn van de afdeling Organisatie (P&O) & Communicatie, afdeling Financiën en de afdeling Informatiemanagement (waaronder ICT).

Wat bieden wij?

Wij bieden jou een uitdagende functie in een dynamische werkomgeving waar je de mogelijkheid krijgt om organisatorische, administratieve en/of secretariële ondersteuning aan het afdelingshoofd en de andere afdelingen binnen Bedrijfsvoering op te pakken. De werkzaamheden zijn divers en ondersteunend en uitvoerend van aard en leveren een bijdrage aan het doelgericht en soepel laten verlopen van de werkprocessen.

Wat ga je doen?

  • Verricht uitvoerende werkzaamheden voor interne en externe samenwerkingspartners.
  • Beheert agenda’s, telefoon en mail. Prioriteren, sorteren, signaleren en waar nodig beantwoorden en/of passende actie nemen.       
  • Ondersteunt het management en het team bij PIOFACH-werkzaamheden (Personeel, Informatievoorziening, Organisatie, Financiën, Automatisering, Communicatie en Huisvesting).
  • Fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Verstrekt informatie, faciliteert en verklaart feitelijkheden aan collega’s of derden of verwijst correct door.
  • Je bent ondersteuner bij projecten van met name het facilitair bedrijf.
  • Signaleert knelpunten en ontwikkelingen op het werkterrein en informeert en adviseert teams en collega’s hierover.
  • Ondersteunt afdelingshoofden bij het plannen, organiseren, en voorbereiden van bijeenkomsten voor interne en externe netwerken.
  • Verricht naar eigen inzicht administratieve en secretariële taken ten behoeve van het afdelingshoofd (MT lid), de afdelingen en projecten.
  • Levert een bijdrage aan procesverbetering van eigen werkprocessen.
  • Bewaakt voortgang, handelt af, signaleert en rappelleert.

Wat vragen we van je?

  •        Secretariële/administratieve opleiding op MBO-4 niveau
  •        Vaardigheid in het verwerken van (management) informatie
  •        Enige werkervaring in het vakgebied
  •        Beheersing van het Officepakket 365
  •        Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
  •        Beheersing van de Friese taal is een pré

Belangrijkste competenties

  •      Resultaatgerichtheid
  •      Zelfstandigheid
  •      Accuratesse
  •      Communicatief vaardig
  •      Je kunt invulling geven aan de kernwaarden van de Veiligheidsregio: samenwerkend, nieuwsgierig, met eigenaarschap en klantgericht
  •      Flexibiliteit
  •      Omgevingssensitief

Ons aanbod

Afhankelijk van de je opleiding en ervaring bedraagt de inschaling maximaal € 2.846,- bruto per maand bij een werkweek van 36 uur. De functie betreft een aanstelling voor de periode van 1 jaar ter vervanging van een collega die tijdelijk elders gaat werken (verlenging is daarna zeker mogelijk). De tijdelijke aanstelling kan in nader overleg plaatsvinden op basis van een payroll-constructie of detachering. Interne en externe werving vindt tegelijkertijd plaats. Interne kandidaten hebben voorrang. Het voorleggen van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is onderdeel van de sollicitatieprocedure.


Standplaats

Leeuwarden


Bijzonderheden

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Hans de Wit, Afdelingshoofd Facilitair bedrijf via telefoonnummer 06 3087 5488 of met Marylse van den Bosch, secretaresse, 06 1160 2594. Solliciteren (brief met cv) kan tot en met 10 december 2019 via deze link.

142